De projectleiders van InfraHealth begeleiden allerlei soorten IT-projecten. Projecten op het gebied van techniek en infrastructuur bijvoorbeeld, en projecten op het functionele vlak zoals het implementeren van software en programma’s die in de zorg gebruikt worden. Onze projectmanager Ylona Kroeske heeft net de implementatie van een ECD-systeem afgerond en vertelt hoe ze dat heeft aangepakt.
“In februari 2022 startte ik als projectmanager met het invoeren van een ECD-systeem bij een zorginstelling met een woongemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking. De eerste stap in zo’n project is natuurlijk het kiezen van een leverancier. Daarvoor begon ik met het inventariseren van de eisen, wensen en verwachtingen van de organisatie en de medewerkers. Er is een projectgroep en een werkgroep ingesteld met mensen van de werkvloer en samen stelden we het programma van eisen op. Op basis daarvan vroegen we offertes uit bij verschillende leveranciers. Van twee leveranciers bekeken we een demonstratie en uiteindelijk hebben we een leverancier gekozen. De werkgroep was bij dit hele proces betrokken en hielp bij de beoordeling. Dat is heel belangrijk want de mensen die met het systeem moeten werken, kijken er met heel andere ogen naar dan het management.
Maatwerk of een standaard oplossing?
Na de keuze van de leverancier in mei begon de implementatie. Hierbij was het belangrijk dat de werkprocessen aan het systeem werden aangepast, en niet andersom. Een systeem aanpassen op de specifieke werkprocessen van een organisatie kan wel. Dat werkt voor de medewerkers prettig maar daarbij wordt het systeem meteen maatwerk en maatwerk moet bij elke update of aanpassing weer op maat worden gemaakt. Daarmee loop je het risico dat je als organisatie vast komt te zitten in een bepaald systeem van een bepaalde leverancier, en op den duur hoge kosten krijgt om het up-to-date te houden. Daarom is het belangrijk een systeem te kiezen dat goed past bij de organisatie, dat het systeem intuïtief en eenvoudig is zodat ook de minder vaardige medewerkers hier goed mee overweg kunnen, en vervolgens de werkprocessen aan te passen aan dat systeem.
Communicatie en draagvlak
Tijdens de implementatie van dit systeem hield ik nauw contact met de projectleiders vanuit de leverancier en met de organisatie. We overlegden regelmatig en ik maakte steeds snel de vertaalslag tussen die twee. Het project verliep dus vlotjes en effectief en boekte snel voortgang
Vooraf hadden we een duidelijke planning, waarin we ook de communicatie naar de medewerkers hadden uitgewerkt. We zorgden voor nieuwsbrieven, berichten op intranet, extra informatie voor de clusterhoofden en speciale aandacht voor de zogenaamde digistarters, medewerkers die nog niet zo vaardig waren met IT maar die wél met het EDC-systeem moesten gaan werken.
En doordat je de eindgebruikers/zorgmedewerkers al vroeg bij het hele traject betrekt, creëer je draagvlak en is de kans op juist en goed gebruik van het ECD het grootst.
Medewerkers zien de meerwaarde
Draagvlak en begrip zijn erg belangrijk voor het adoptieproces. Van begin tot eind heb ik medewerkers actief betrokken bij het project, onder andere door de werkgroep in alle fases mee te laten denken en besluiten. De werkgroep ging ook mee op referentiebezoeken naar andere zorginstellingen om te kijken hoe het werkte in de praktijk. Dat vonden de leden erg leuk en we hebben er allemaal veel van geleerd. Het was mooi om te zien dat de medewerkers uiteindelijk zelf ook de voordelen zagen van zo’n nieuwe applicatie!
Implementatie, overdracht én nazorg
Het systeem ging op 1 november live. Ik ben nog altijd bij het project betrokken voor een goede afronding en om het beheer van het systeem over te dragen aan de organisatie. Onderdeel daarvan was het organiseren van een actieve groep superusers, die collega’s op weg helpen bij het gebruiken van het ECD-systeem en informeren bij updates en nieuwe releases. Zij zijn verspreid over alle teams en dat maakt de drempel voor collega’s om hulp te vragen erg laag. Het eigenaarschap van deze applicatie is nog niet goed geregeld. Dat eigenaarschap is belangrijk om het gebruik van het systeem goed te borgen in de organisatie. Er moet iemand zijn, een product owner, die zich verantwoordelijk voelt en weet wat er van hem verwacht wordt.
Daar zat voor ons een leerpunt: we hebben erg ingezet op draagvlak bij alle medewerkers, maar hadden niet vooraf al een eigenaar van het systeem benoemd. Naast de product owner is het belangrijk dat er een kwaliteitsmedewerker, functioneel applicatiebeheerder en een procesbeheerder betrokken is om de kwaliteit continu te bewaken.
Ik beheer dat nu nog, tot de organisatie een interne product owner heeft gevonden. Een volgende keer regelen we dit ook vooraf.”
