Probleem? Opgelost! In deze serie vertellen we over IT-vraagstukken die we hebben opgelost voor organisaties in de zorg. Dit keer Niek Ferwerda over het samenwerken met verschillende leveranciers.
Probleemloos internet op alle locaties? Opgelost!
Veel organisaties in de zorg hebben niet één leverancier voor hun technische oplossingen maar meerdere. Wil je dan iets aanpassen, dan heb je direct met meerdere partijen te maken. Zo had Cosis, een grote zorgorganisatie, problemen met het internet op haar ruim 200 locaties. Wij hielpen Cosis aan één netwerk voor de hele organisatie, in goede samenwerking met hun leveranciers.
Een plan alleen is niet genoeg
Cosis is een grote organisatie in Drenthe en Groningen voor hulp bij een verstandelijke of psychische beperking. Het zorgaanbod is heel divers en de locaties zijn dat ook. Woonlocaties, dagbesteding, kantoren… Op al deze locaties was wel internet maar het werkte overal anders en niet overal even goed. Cosis wilde graag één netwerk voor de hele organisatie, zodat het centraal te beheren is en overal voor iedereen op dezelfde manier werkt. Met ruim 200 locaties en twee verschillende leveranciers was dat makkelijker gezegd dan gedaan.
Alle neuzen dezelfde kant op
Cosis had al een goed beeld van wat er moest komen, maar kreeg het zelf met de leveranciers niet voor elkaar. Die werkten eerder langs elkaar heen in plaats van samen, en het plan werd steeds aangepast. Het kwam niet van de grond en Cosis vroeg ons daarmee te helpen. Wij namen de leiding van het project over en gingen met alle partijen aan tafel. We bakenden het plan af en zorgden dat iedereen precies wist wat de bedoeling was. Daardoor konden de leveranciers en de organisatie echt gaan samenwerken en ging het project steeds beter lopen.
Plan goed uitwerken
Het project besloeg uiteindelijk 230 van de 270 locaties. Die verdeelden we in verschillende categorieën: hoogkritische A-locaties waar het internet direct invloed heeft op de zorg voor de cliënten, net wat minder kritische B-locaties die belangrijk zijn voor de organisatie maar minder direct voor de cliënten en als laatste de C-locaties, die plekken en ruimtes waar internettoegang het minst kritisch is voor de zorgprocessen en de bewoners. Die onderverdeling werkte voor de hele organisatie en bepaalde hoe robuust het netwerk moest worden.
Test en realisatie
Voordat we het netwerk uitrolden, hebben we het twee weken uitgebreid getest in een speciale omgeving. Zo wisten we zeker dat het in de praktijk net zo goed zou werken als op papier. Daarna hebben we op alle locaties een nieuw, stabiel netwerk aangelegd, in nauwe samenwerking met de leveranciers. Overal op dezelfde manier, met dezelfde hardware en dezelfde contracten bij Ziggo en XS4ll. Zodat Cosis het vanaf nu makkelijk zelf kan beheren vanuit één centrale locatie.
Het blijft mensenwerk
Van het plan tot en met de invoering van het netwerk hielden we nauw contact met de medewerkers van Cosis. Goede afstemming en communicatie is belangrijk, ook als je met zo veel verschillende locaties te maken hebt. We lieten medewerkers weten wat de impact was van de werkzaamheden, overlegden met hen over de planning en stemden planning en taken af met de verschillende leveranciers. Die werken nu beter samen en ook Cosis is erg blij met de verbetering in de relatie.
Een netwerk dat staat als een huis en een leveranciers die goed kunnen samenwerken. Dat is één van de oplossingen van InfraHealth. Omdat IT altijd moet kloppen.
Wij helpen IT zo in te zetten dat zorgmedewerkers goed kunnen werken. Ben je benieuwd hoe InfraHealth / HealthDomotics jouw organisatie verder kan helpen? Lees ook het vorige artikel uit deze serie en neem contact met ons op.
