Probleem? Opgelost! In deze serie vertellen onze medewerkers over IT-vraagstukken die we hebben opgelost voor organisaties in de zorg. Dit keer Jan van Pijkeren over een migratie naar Microsoft 365.
Migratie naar online werken met Microsoft 365? Opgelost!
Online overleggen met collega’s, samen werken aan documenten door de hele organisatie heen, dankzij kantoorautomatisering kan er tegenwoordig heel erg veel. Maar lang niet alle organisaties hebben de middelen of de kennis om er ook gebruik van te maken. Wij hielpen Noorderboog in Meppel bij de migratie naar Microsoft 365 en doen dat nu ook voor Surplus in Breda.
Het moderne werken in de zorg
De medewerkers van zorgorganisaties Noorderboog en Surplus wilden steeds meer samen kunnen werken aan documenten, zowel binnen de afdeling als afdeling overstijgend. Ook werden mede door het coronavirus steeds meer overleggen online gehouden, bijvoorbeeld via Teams. Het oude netwerk kon die vraag niet goed aan en de hardware miste camera’s, speakers en microfoons voor de online overleggen. Wij werden ingeschakeld om de hele omgeving te migreren naar een systeem dat past bij het moderne werken.
Goed kijken wat er nodig is
Vanaf de start van elk migratieproject werken we samen met een klankbordgroep. In die werkgroep helpen we mensen van de werkvloer tot en met het management samen duidelijk te krijgen wat zij precies nodig hebben om hun werk te kunnen doen. De werkgroepen van Noorderboog en Surplus brachten in kaart hoe iedereen werkte en wat er van een nieuw systeem verwacht werd. Voor beide organisaties kozen we voor de overstap naar Microsoft 365, met alle voordelen van online samenwerken en overleggen via Teams, tegelijk met het installeren van nieuwe hardware om alle diensten goed te kunnen gebruiken.
Gebruikers meenemen in de migratie
Na het besluit kwam de migratie zelf. Wij verzorgden het technische deel, met het verplaatsen van documenten en het installeren van computers, laptops en docking stations, en het menselijke deel, de adoptie of het in gebruik nemen van het nieuwe systeem. Die adoptie is het allerbelangrijkste: om een migratie te laten slagen, moeten alle eindgebruikers goed meekomen in de verandering. Ze moeten op een nieuwe manier gaan werken, en dat kan alleen als alle collega’s dat willen én begrijpen.
Communicatie en evaluatie
We begonnen ruim voor de migratie zelf met tijdige communicatie. Ruim vooraf wisten alle medewerkers al dat er een verandering aan zat te komen. We gaven trainingen en de klankbordgroep hielp bij het informeren en enthousiasmeren van hun collega’s. Toen het systeem daadwerkelijk in gebruik genomen werd, waren wij de eerste dagen ter plaatse om alle medewerkers op weg te helpen. Ook nu houden we nog vinger aan de pols. We evalueren en kijken of wat we bedacht hadden, in de praktijk goed werkt. Daar was de migratie immers om begonnen!
Samen met de organisatie zorgen wij voor een technische omgeving die het dagelijks werk zo makkelijk mogelijk maakt. Dat komt de zorg ten goede. Omdat IT altijd moet kloppen.
Wij helpen IT zo in te zetten dat zorgmedewerkers goed kunnen werken. Ben je benieuwd hoe InfraHealth / HealthDomotics jouw organisatie verder kan helpen? Lees ook het volgende artikel uit deze serie en neem contact met ons op.
